Ist es wirklich so wichtig, seinen Büroalltag zu planen?
Hast du dich gerade selbstständig gemacht? Oder planst gerade deine Selbstständigkeit? Dann ist das Planen deines Büroalltag vielleicht noch eine Herausforderung. Plötzlich musst du alles alleine machen. Du musst dich um vieles kümmern, was vorher andere getan haben.
Solange du im Angestelltenverhältnis warst, war es einfach. Dein Chef kam, hatte gesagt, was du sollst, und wenn du fertig warst, hast du das Ergebnis abgeliefert. Damit war das für dich erledigt.
Jetzt ist das anders. Du bist für alles verantwortlich.
Nicht nur, dass du dir Gedanken darüber machen musst, wann du anfängst, wie lange du arbeitest und wann du Schluss machen wirst, sondern auch darum, wann du was tust.
Das heißt, du musst alle Bereiche deiner Selbstständigkeit abdecken. Ist alles im Auge haben, damit nichts daneben läuft. Mit anderen Worten: Du musst dich
- um die Kundenakquise
- das Marketing
- Planung
- Kontakte und Geschäftspartner
- Angebote
- den Verkauf
- Abrechnung
- Buchhaltung
und vieles andere mehr kümmern. Das wichtige dabei ist, dass du auch den Überblick behältst – und das nicht nur organisatorisch, sondern auch zeitlich.
Dies kann mitunter eine große Herausforderung sein.
Plane deinenBüroalltag gezielt!
Hier hilft dir eine gezielte Planung. Diese Planung teilt sich in kurz-, mittel- und langfristige Zeiträume auf. Kurzfristige Zeiträume können ein bis zwei Wochen sein. Mittelfristige Zeiträume etwa ein Vierteljahr und langfristige Zeiträume ein bis zwei Jahre.
Dazu kannst du die unterschiedlichsten Planungstools verwenden. Welche du im Einzelnen verwendest, hängt auch von der Branche, in der du tätig bist, ab. Und es hängt davon ab, wie Ästhetik zu arbeiten. Die einen machen das mit online Tools, andere ganz herkömmlich mit Stift und Kalender/Planer. Probiere hier einfach aus, was dir gut liegt. Wichtig ist nur, dass du das regelmäßig machst.
Ich plane zum Beispiel in einer Kombination aus Online-Tool und herkömmlichen Planer. Als Online-Tool verwende ich Todoist Hier trage ich insbesondere sich wiederholende oder in weiterer Entfernung liegende Termine ein. Somit muss ich diese nicht immer wieder im Kalender vortragen. Im Kalender selbst halte ich vor allem die alltäglichen und kurzfristigen Termine und Aufgaben fest. Das hat sich bei mir bewährt. Bei dir kann das aber ganz anders sein.
Ein weiteres Tool mit dem ich arbeite, ist Trello. Das eignet sich insbesondere für die Planung von Projekten. Hier wird mit sogenannten Karten gearbeitet. Diese kannst du flexibel verschieben oder auch Mitarbeitern zuordnen. Ein Blick zu Trello lohnt sich in jedem Fall.
Für die zeitliche Planung nutze ich die Pomodoro Technik. Auch hier findest du verschiedene Varianten im Internet. Diese Technik bedeutet, dass du immer 25 Minuten konzentriert an einer Sache arbeitest und dann eine Pause einlegt. Wobei 25 Minuten immer etwas kurz sind, ich habe diesen Rhythmus auf 45 Minuten angepasst. Aber auch das solltest du für dich selbst herausfinden.
Kennst du die Parkinson’schen Gesetze?
Bei der zeitlichen Planung deines Büroalltages empfehle ich dir, die sogenannten Parkinson’schen Gesetze zu beachten. Kennst du diese? Sie besagen, dass eine Aufgabe so viel Zeit einnimmt du ihr gibst. Wenn du also normalerweise eine Aufgabe zum Beispiel in 30 Minuten erledigt, und du hast plötzlich 45 Minuten dafür Zeit, wird sich diese Aufgabe auf die 45 Minuten ausdehnen. Im Umkehrschluss bedeutet das, dass du einfach mal kannst, es wäre, eine Aufgabe, für die die normalerweise 45 Minuten brauchst, jetzt in 30 Minuten zu erledigen. Probiere es aus, es funktioniert.
Dieses Thema war für mich lange Zeit schwierig nachzuvollziehen. Aber ich habe es immer wieder ausprobiert, und es hat sich bewahrheitet. Damit kannst du wesentlich effektiver und effizienter arbeiten.
Bewährt hat sich auch, die Planung deines Büroalltages abends für den nächsten Tag vorzunehmen. Vielleicht kannst du dies als deine letzte Aufgabe des Tages betrachten. Das hat den Vorteil, dass du am nächsten Morgen genau weißt, was du tun musst. Und du musst nicht erst lange nachdenken, was heute auf dem Plan steht.
Ich finde, dass das einem abends ein beruhigendes Gefühl für den nächsten Tag gibt. Und ich habe auch dann den Eindruck, dass ich damit den Tag abschließen kann.
Teste, ob es für dich auch funktioniert.
Auch in diesem Beitrag habe ich bereits über Planung gesprochen.
