Dieser ganze Papierkram wächst dir über den Kopf?
Du hast die ersten Schritte erfolgreich gemeistert. Du hast ein Gewerbe angemeldet. Der steuerliche Erfassungsbogen liegt dem Finanzamt vor.
Doch sobald der Alltag beginnt, sammeln sich auch die ersten Belege an.
Fragst du dich jetzt, wie du hier am besten vorgehst?
Du kannst deine Unterlagen abgeben – an ein Buchführungsbüro oder an einen Steuerberater. Dann brauchst du dich um nichts mehr zu kümmern.
Einen Steuerberater findest du hier.
Nach einem Buchführungsbüro kannst du hier suchen.
Oder du machst es selbst.
Hierbei kann dir eine einfache Excel Tabelle helfen, in der du alle Daten erfasst.
Doch nun geht es an die Praxis – gehen wir Schritt für Schritt vor.
Sammeln und Sortieren deines „Papierkrams“
Als erstes musst du natürlich deine Belege (die du hoffentlich gesammelt hast) sortieren. In diesem Zusammenhang noch einmal der Hinweis, dass du von nun an alle relevanten Belege sammeln solltest. Das ist einfach eine Frage der Gewohnheit immer daran zu denken. Mit Relevanz ist hier gemeint, alle Belege zu sammeln, die im weitesten Sinne mit deinem Gewerbe zu tun haben.
Also, Belege sortieren. Wie du das am besten machst?
Du nimmst dir einen DIN-A4-Ordner und zwei Trennblätter dazu. Auf das eine schreibst du „Barausgaben“, auf das andere „Konto“.
Hier heftest du alle Belege, die du im Laufe der Zeit sammelst, ab.
Hinter den Trennstreifen mit der Aufschrift „Barbelege“ heftest du alle Belege, die du direkt an der Kasse (also bar) bezahlt hast. Einfach chronologisch ordnen. D.h. nach dem Datum sortieren. Du heftest sie am besten, so wie sie hereinkommen, einfach aufeinander ab.
Gib jedem Beleg gleich eine Nummer. Beginne mit am Jahresanfang mit 1.
Hinter den Trennstreifen mit der Aufschrift „Konto“ heftest du alle Kontoauszüge ab. Ebenfalls chronologisch, d.h. der Reihe nach. Hinter jeden Kontoauszug heftest du die Belege für die Buchungen auf dem jeweiligen Kontoauszug.
Beispiel: du warst tanken und hast mit der EC-Karte bezahlt. Diesen Tankbeleg heftest du direkt hinter den Kontoauszug, auf dem der Betrag für das Tanken abgebucht wird. So machst du das für jeden einzelnen Kontoauszug/Beleg.
Wenn du das regelmäßig machst, hast du deinen Papierkram mit Sicherheit immer in Ordnung. Je nachdem, wie viele Belege bei dir anfallen, empfehle ich dir, deine Unterlagen wöchentlich, spätestens aber monatlich zu sortieren.
So könnte es aussehen.
Hinweise für die Umsatzsteuer-Voranmeldung
Der folgende Abschnitt ist nur dann interessant für dich, wenn du Umsatzsteuer-Voranmeldungen abgeben musst. Du hast also kein Kleinunternehmen angemeldet.
In den ersten Monaten nach der Gründung musst die die Umsatzsteuer-Voranmeldungen monatlich abgeben.
Wenn du deine Zahlen selbst an das Finanzamt melden willst, kümmere dich wöchentlich um deinen „Papierkram“ und deine Buchhaltung. Warte nicht den ganzen Monat ab, sonst verlierst du schnell den Überblick. Oft weiß man schon nach ein paar Tagen nicht mehr, was man bezahlt hat. Insbesondere bei PayPal-Abbuchungen wird das Ganze schnell unübersichtlich.
Apropos PayPal – gewöhne dir an, die monatlichen Umsatzberichte/Aktivitäten aus deinem PayPal-Konto herunterzuladen, auszudrucken und mit ab zu heften.
Wenn du im Internet bestellt hast, achte darauf, dass du immer Rechnungen erhältst. Fordere diese gegebenenfalls im Nachhinein noch an.
Es ist hilfreich, immer auch gleich die Bestellung auszudrucken. Natürlich wird damit dein „Papierkram“ nicht gerade weniger. Aber du hast dann zumindest das Datum und den Betrag, den du online bezahlt hat. Später kannst du schneller deine Zahlungen zuordnen.
Die Zahlen
- Erfasse als erstes deine Einnahmen.
- Rechne die Mehrwertsteuer heraus.
- Erfasse deine Ausgaben.
- Rechne die Vorsteuer heraus.
Im Einzelnen.
Einnahmen
In der Regel erhältst du deine Einnahmen per Überweisung. Also brauchst du nur die ganzen Eingänge auf deinem Konto zusammen zu zählen. Achte darauf, bestimmte Eingänge nicht als Einnahme zu erfassen. Das könnte sein
- dein Gehalt oder dein Lohn, falls du noch arbeiten gehst,
- Arbeitslosengeld,
- Rente,
- Einzahlungen, die du auf dein Konto tätig,
- gegebenenfalls geliehenes Geld.
Alles andere sollten Einnahmen sein. Da du kein Kleingewerbe angemeldet hast, ist in deinen Einnahmen immer 19 % Mehrwertsteuer enthalten. Um hier die Mehrwertsteuer heraus zu rechnen, gehst du wie folgt vor:
Dividiere den Bruttobetrag (die gesamte Summe) durch 1,19. Damit erhältst du den Nettobetrag. Die Differenz zwischen Bruttobetrag und Nettobetrag ist die Mehrwertsteuer.
Wenn du den Nettobetrag in das Elster-Formular einträgst, rechnet dieses automatisch den Mehrwertsteuerbetrag aus.
Beispiel
Deine Einnahmen betragen nur 595 €.
Du rechnest: 595 € : 1,19 = 500 €
Der Nettobetrag deiner Einnahmen beträgt also 500 €.
Diese 500 € trägst du das Elster-Formular auf Seite 1 ein.
Genauso machst du es mit deinen Ausgaben.
Du addierst alle Ausgaben, die 19 %Mehrwertsteuer enthalten und rechnest dort wiederum die Mehrwertsteuer (hier heißt sie Vorsteuer) heraus.
Beispiel
Deine Ausgaben betragen brutto 238 €
Du rechnest 238 € : 1,19 = 200 €.
Vorsteuer 238 €– 200 € = 38 €
Diese Vorsteuer deiner Ausgaben in Höhe von 38 € kannst du von der Mehrwertsteuer deiner Einnahmen abziehen und musst nur den Differenzbetrag (also 95 € – 38 € = 57 €) an das Finanzamt überweisen.
Du trägst diese 38 € Vorsteuer auf Seite 2 des Elster-Formulars ein.
Hast du auch Ausgaben mit 7 % Mehrwertsteuer?
Dann rechnest du wie folgt:
Du dividierst den Bruttobetrag deiner Ausgaben durch 1,07.
Die Differenz zwischen Bruttobetrag und Nettobetrag ist die Vorsteuer.
Beispiel
Du hast Lebensmittel gekauft in Höhe von 107 €.
Du rechnest 107 € : 1,07 = 100.
Differenz 107 € – 100 € = 7 €
Nun addierst du diese 7 Euro zu den 38 € Vorsteuer aus dem vorherigen Beispiel und trägst die Summe in Höhe von 45 € auf Seite 2 des Elster-Formulars ein.
7 % Mehrwertsteuer (ermäßigter Steuersatz) sind beispielsweise enthalten in
- Lebensmittel
- Blumen
- Bücher/Literatur (Achtung – bei digitalen Produkten wie E-Books sind 19 % Mehrwertsteuer enthalten)
- und anderes
Beachte, dass es auch Ausgaben ohne Mehrwertsteuer gibt.
Dazu gehören
- Briefmarken/Porto
- Reisekosten (Kilometerpauschale)
- Rechnungen, in denen keine Mehrwertsteuer ausgewiesen ist (zum Beispiel von Klein- Gewerbetreibenden)
- oder auch Rechnungen, die falsch ausgestellt wurden,
um nur einige zu nennen.
Wie gehst du dabei am besten vor?
Erfasse deine Einnahmen und Ausgaben zum Beispiel in einer Exceltabelle. Excel hilft dir, ganz einfach die entsprechende Mehrwertsteuer heraus zu rechnen. Das kannst du mit einer Formel tun.
Wenn du diese nicht kennst, kannst du hier nachschauen.
Auch die Summe lässt sich ganz einfach mit Excel bilden.
Einnahmen
schreibst du ganz einfach untereinander in eine Spalte in deiner Exceltabelle.
Ausgaben
trennst du je nach Mehrwertsteuersatz in drei Spalten. Eine Spalte mit 19 % Mehrwertsteuer, eine Spalte mit 7%, und eine Spalte für Ausgaben ohne Mehrwertsteuer.
Nun brauchst du nur noch die Summen zu bilden. Die jeweiligen Summen trägst du in dein Elster-Formular ein.
Eigentlich gar nicht so schwer, deinen Papierkram in Ordnung zu halten, oder?
Solltest du nochmal dein Wissen zur Umsatzsteuer auffrischen wollen, dann kannst du hier nachlesen: Welche Steuern muss ich zahlen?
