Wie gehst du mit drohenden Zahlungsausfällen um?
Zahlungsausfälle vermeiden – ist gerade für dich als Gründer wichtig. Denn sie sind nicht nur unangenehm, sondern können beängstigend werden.
Warum ist das so wichtig? Zahlungsausfälle können dich deine Existenz kosten. Wenn kein Geld kommt, kannst du deine Kosten nicht decken und rutschst vielleicht ganz schnell in eine Situation, die du eigentlich gar nicht haben möchtest.
Wie kannst du nun Zahlungsausfälle vermeiden bzw diesen vorbeugen?
Es gibt verschiedene Möglichkeiten. Einmal die Zahlungsziele: Es gibt Zahlungsziele von 30 Tagen, manche vereinbaren 14 Tage oder auch 7 Tage.
Ich habe als Zahlungsziel 7 Tage. Früher hatte ich 14 Tage. Vor ein paar Jahren habe ich das umgestellt und ich fahre besser damit. Warum? Einfach deshalb, weil die Mandanten sich so daran gewöhnen, die Zahlungen relativ zeitnah zu leisten. Und natürlich hat er auch noch besser den Zusammenhang mit deiner Leistung im Gedächtnis hat.
Wenn deine Zahlungsfrist verstrichen ist, dann scheue dich auch nicht eine Mahnung zu schicken. Ja, es kann das Gefühl aufkommen: Ich will doch den Kunden nicht vergraulen … Nein! Du hast deine Arbeit geleistet, also hab‘ keine Angst davor.
Eine andere Möglichkeit Zahlungsausfälle zu vermeiden, wäre diese in deine AGB, also in deiner Allgemeinen Geschäftsbedingungen zu nehmen. Dort kannst du explizit einen Punkt aufnehmen, in dem es um die Zahlungsfristen geht. Aber gerade bei den AGB solltest du darauf achten, dass die AGB wirklich auch rechtssicher formuliert sind. Lass dir dabei von einem Anwalt helfen. Aber damit stehst du auf der sicheren Seite. Nichts ist unangenehmer als wenn du dann mit einem Geschäftspartner wegen deiner AGB diskutieren musst. Ich möchte dir hier empfehlen, anwaltlichen Rat zu holen.
Ein weiterer Punkt: Stelle deine Rechnungen zeitnah. Nicht erst zwei, drei oder vier Wochen, nachdem dein Auftrag abgeschlossen ist. Stelle sie unmittelbar nachdem dein Geschäftspartner deine Leistung erhalten hat oder du deine Dienstleistung erbracht hast. Spätestens ein oder zwei Tage ist der richtige Zeitpunkt dafür. Damit stellst du auch sicher, dass du immer liquide bist.
Welche Möglichkeiten gibt es noch?
Wenn du mit einem neuen Geschäftspartner zusammenarbeiten willst, wäre es eine Idee, sich im Vorfeld einmal nicht nur auf dein Bauchgefühl zu verlassen, sondern vielleicht auch eine Bonitätsabfrage zu starten. Es gibt verschiedene Einrichtungen wie zum Beispiel die Creditreform. Hier kannst du nachfragen, welche Firma oder welches Unternehmen mit welcher Bonität dasteht. Möglicherweise sparst du dir nicht nur Ärger, sondern auch jede Menge Zeit und Geld.
Checke vielleicht auch die Webseite deines potentiellen Kunden. In der Regel erfährst du dort einiges:
- Wie lange die Firma besteht,
- was sie machen,
- vielleicht gibt es Referenzen.
Recherchiere auch in Google, welche Informationen bestehen.
Vielleicht bieten sich Skontomöglichkeiten an. Wer zum Beispiel innerhalb der nächsten 7 Tage bezahlt, bekommt 2 oder 3 Prozent Skonto. Wer von 14 Tagen bezahlt, bekommt noch 1 oder 1,5 % Skonto. Damit kannst du deinen Geschäftspartner motivieren schneller zu bezahlen.
Eine weitere Möglichkeit besteht darin, einfache Zahlungsmöglichkeiten zu bieten. Heute gibt es nicht nur Überweisungen. Vielleicht funktionieren bei dir Kreditkarten, Handyzahlungen oder Lastschrift. Schau, was in deiner Branche möglich und üblich ist. Vielleicht findest du auch außergewöhnliche Möglichkeiten, an die bisher noch keiner gedacht hat. Mache es deinen Kunden so einfach wie möglich.
Anzahlungen und Vorschüsse
Hast du schon darüber nachgedacht, Anzahlungen oder Vorschüsse zu nehmen. Das können 50 % sein oder auch 25 % sein. Und erst, wenn du diese Anzahlung hast, beginnst du mit deiner Leistung.
Schleicht sich so ein mulmiges Gefühl bei dir ein? Das verstehe ich, denn so ging es mir anfangs auch. Aber wenn du deinen Kunden das plausibel erklärst, sind die meisten damit einverstanden. Sie sind letztlich in einer ähnlichen Situation. Sie sind auch von anderen Geschäftpartnern abhängig.
Wenn du Kunden hast, die du regelmäßig und längerfristig betreust, dann vereinbare einen Pauschbetrag, den du jeden Monat abrechnest. Vereinbare neben dem Pauschbetrag eine Jahresendabrechnung (oder auch ein kürzerer Abstand). So hast du Puffer, falls du dich doch etwas verkalkuliert hast.
Zahlungsausfall?
Wenn es tatsächlich zu Zahlungsausfällen kommt, erinnere zeitnah mit einer Mahnung und gehe wenn nötig auch in den gerichtlichen Mahnprozess. Meist zahlt der Kunde spätestens dann. Es sei denn, er ist ohnehin insolvent. Ich habe das in meiner langjährigen Buchhaltergeschichte wirklich nur zweimal machen müssen.
Meistens macht der Kunde das nicht absichtlich oder mit Vorsatz. Die meisten befinden sich selbst in schwierigen Situationen, wenn sie bei dir nicht bezahlen.
Biete ihnen ggf. Ratenzahlung an oder erst mal einen Abschlag von 50 % an und den Rest dann in weitern Raten.
Wenn tatsächlich Kunden dabei sind, die wirklich zäh sind, dann scheue dich nicht vor dem gerichtlichen Mahnverfahren durchlaufen zu lassen. Es ist nicht so kompliziert, wie du vielleicht denkst. Du musst auch nicht unbedingt einen Anwalt einschalten. Du kannst das heutzutage alles selber über Internet erledigen. Es ist auch nicht mit riesigen Kosten verbunden. Bei meinem einzigen Mahnbescheid, den ich erlassen habe, musste ich mit 25 Euro in Vorkasse gehen.
Natürlich ist es erstmal immer besser mit dem Kunden zu sprechen. Das ist nicht so sehr angenehm, weil du auch ein gutes Verhältnis zu deinen Kunden pflegen möchtest.
Es gibt natürlich auch die Kategorie Kunden, die versuchen, dich auszunutzen, die vielleicht auch deine Gutmütigkeit versuchen auszunutzen. Diese Kunden sind ganz nett, ganz lieb, ganz freundlich. Lass dich da nicht überrumpeln. Es ist dein Leben und es sind aber auch deine Kosten. Die Bank bucht auch bei dir immer am Monatsanfang ab. Und sie fragt nicht, ob deine Kunden bezahlt haben oder nicht.
Ich sage Kunden dann immer: Wissen Sie, wenn Sie einkaufen gehen und ein Brot kaufen, müssen Sie an der Kasse auch das Geld hinlegen …
Gerade als Frauen lassen wir uns da häufig so ein bisschen ausnutzen. Aber letztendlich haben wir alle nicht das rote Kreuz auf der Stirn.
Wenn du tatsächlich einen Kunden hast, der immer und immer wieder nicht zahlt, dann mach diesen einfach zum Ex-Kunden. Er muss nicht dein Kunde sein. Er kann woanders seine Leistungen einkaufen. Es sind deine Nerven und es ist deine Zeit. Auch jede Mahnung kostet nochmal Zeit und Geld. Im schlimmsten Fall trenne dich von solchen Kunden. Du kannst diese Zeit nutzen, um Kunden zu finden, mit denen du besser zusammenarbeiten kannst.
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